Subir tus facturas en Insight View es muy sencillo: tan solo tienes que exportar con tu aplicación de contabilidad un archivo de Excel con los campos disponibles en la plantilla de importación de facturas.
En este artículo vamos a enseñarte a:
Es muy importante que actualices con la máxima frecuencia posible el fichero o justo antes de realizar un análisis de la deuda para disponer de las últimas facturas y su estado de pago y así obtener un análisis fiel a la deuda pendiente de pago.
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Preparar el fichero de Excel
La mayoría de aplicaciones de contabilidad permiten al usuario exportar un fichero de Excel con la información que selecciones.
En la página de importación de excel de facturas dispones de una plantilla en la que se indica:
- Los campos importables en Insight View
- El nombre que deben tener las cabeceras de la primera fila.
Para descargar la plantilla de excel debes realizar los siguientes pasos:
- Clic en Sube/Gestiona facturas dentro de las opciones del usuario (arriba derecha)
- Se inicia el asistente de importación:
- Haz clic en Código oficial (NIF en España o Contribuinte en Portugal) si todavía no has indicado en Insight View los códigos internos de tus clientes
- Haz clic en Tu propia referencia si Insight View ya cuenta con los códigos internos de tus clientes y quieres utilizarlos para subir el fichero.
- En la zona de descarga, haz clic en Descargar Plantilla
- Rellena el excel con tus datos o sustituye en tu excel los nombres de las cabeceras para que sean los que espera Insight View.
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Sube el fichero de Excel con tus facturas
Ya tienes preparado el fichero tal como hemos visto en el paso anterior. Ahora es momento de subirlo a Insight View.
- Clic en Sube/Gestiona facturas dentro de las opciones del usuario (arriba derecha)
- Se inicia el asistente de importación:
- Haz clic en Código oficial (NIF en España o Contribuinte en Portugal) si todavía no has indicado en Insight View los códigos internos de tus clientes
- Haz clic en Tu propia referencia si Insight View ya cuenta con los códigos internos de tus clientes y quieres utilizarlos para subir el fichero.
- Arrastra tu Excel a la zona de descarga o haz clic para buscarlo con el Explorador de archivos (Windows) o Finder (Mac)
- Insight View valida las facturas si el archivo es correcto.
- Haz clic en Confirmar Importación para que se añadan a Insight View.
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Actualizar el fichero de facturas
Si no mantienes el fichero actualizado el análisis de la deuda no es real por lo que deberías subir un nuevo fichero antes de realizar el análisis:
- Clic en Sube/Gestiona facturas dentro de las opciones del usuario (arriba derecha)
- Se muestra el nº de facturas importadas y fecha de la última importación. Clic en Importar excel de facturas en las acciones a la derecha.
- Se inicia el asistente de importación:
- Haz clic en Código oficial (NIF en España o Contribuinte en Portugal) si todavía no has indicado en Insight View los códigos internos de tus clientes
- Haz clic en Tu propia referencia si Insight View ya cuenta con los códigos internos de tus clientes y quieres utilizarlos para subir el fichero.
- Arrastra tu Excel a la zona de descarga o haz clic para buscarlo con el Explorador de archivos (Windows) o Finder (Mac)
- Insight View valida las facturas si el archivo es correcto.
- Haz clic en Confirmar Importación para que se añadan a Insight View.